红河学院国际学生档案信息管理办法

第一章　总则

第一条　为建立健全我校国际学生档案信息管理工作规章制度，完善国际学生档案信息管理机制，提高档案信息管理水平，使我校国际学生档案信息管理更加规范化、制度化、科学化、信息化，进而更好地适应和服务国际学生培养需要，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《学校招收和培养国际学生管理办法》《红河学院招收和培养国际学生管理办法》等文件要求，结合我校国际学生档案信息形成及管理的实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于来校攻读学历和非学历项目的国际学生。

第三条　本办法所指的档案信息，是指国际学生入学、在校、离校全过程的招生、培养、毕（结、肄）业、学位授予、校友等各个阶段的重要纸质版材料，以及计算机信息系统中所记录的国际学生入学、在校、离校全过程的电子档案材料，包括个人信息、重要事件记录、国际学生相关数据等数字信息。

第四条　学校规范管理国际学生档案信息，以服务学生、全面掌握学生学习、生活和居留情况为原则，实行统一管理、严密保管。

第二章　档案信息管理

第五条　对外合作交流处负责整理、归档国际学生入学档案；相关职能部门及培养学院须按照要求各自妥当存档国际学生在校期间的档案信息。根据学校相关通知要求，学生毕业离校后部分纸质档案材料将移交学校办公室机要与档案科。

第六条　国际学生档案信息涵盖入学到离校的招生录取、教学培养、毕（结、肄）业、授予学位、校友联络等各个阶段，归档材料包括但不限于以下内容：

（一）入学材料：入学申请表、JW202表、录取通知书、护照信息页复印件、签证及入境签章页复印件、最高学历毕业证及成绩单公证件原件、HSK成绩报告、无犯罪记录证明公证件原件、家庭经济担保证明、外国人体格检查表、推荐信、学习计划等，具体以当年招生简章要求的材料为准；

入学补充材料：每学年居留许可证复印件、保险单、学费及住宿费缴纳凭证等；

（二）教学培养材料：每学年成绩单、试卷、毕业论文（设计）、奖励及处罚材料等；

（三）学籍档案材料：学籍注册、休学、复学、退学、开除等；

（四）毕（结、肄）业材料：毕（结）业证书、学位证书等复印件；

（五）其他材料：校内住宿、校外住宿、勤工助学等其他相关材料。

第七条　学校自主开发的国际学生信息管理系统，涵盖招生、在学管理、校友管理等模块，由各相关职能部门及培养学院规范采集国际学生信息，及时将国际学生信息推送至相关业务系统，促进健全信息共享工作机制。

国际学生信息管理系统实行分层管理：

一级管理：对外合作交流处及信息技术中心为一级管理部门，其中，对外合作交流处负责及时、准确、完整地采集国际学生相关信息并进行维护和更新；信息技术中心对数据管理及系统安全防护工作给予技术支持。

二级管理：相关职能部门及培养学院按照相应权限规范管理学生信息，协助相关信息的采集及更新。国际学生获得正式学籍后，由教务处将国际学生信息录入学信网备案，规范国际学生的学籍管理，落实国际学生的学籍学历电子注册制度。

第三章　档案信息查询、借阅

第八条　国际学生校友持本人有效证件可查询、复印本人档案信息材料。

第九条　单位因工作需要查询或借阅国际学生档案信息，须办理查询、借阅手续：

校内单位查询、借阅国际学生档案信息，需提供主要负责人签字并加盖部门/学院公章的申请；

校外单位查询、借阅国际学生档案信息，须2人以上并持本单位组织（或人事）等出具的介绍信和查阅人的身份证原件。

第十条 查询、借阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或擅自向外公布档案信息内容，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换纸质档案材料，严禁擅自修改计算机信息系统所记录的数字信息，未经允许不得擅自拍摄、复制档案信息内容。因工作需要摘记档案信息内容时，应经主管部门同意，摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第四章 监督管理

第十一条 国际学生档案信息采集及管理工作须切实保护学生个人信息安全和隐私。各相关职能部门及培养学院须做好国际学生档案信息保密工作，安排专门人员负责国际学生档案信息管理，不得泄露或擅自向外公布档案信息内容。

第十二条 有下列行为之一的，依法依规追究直接负责的主管人员和直接责任人责任；构成犯罪的，由司法机关依法追究法律责任：

（一）玩忽职守，造成学生档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案及信息的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复印学生档案的；

（三）涂改、伪造学生档案的；

（四）出卖、赠送、交换学生档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档的；

（六）其他违反国家档案法律法规的行为。

第五章 附则

第十三条 本办法由对外合作交流处负责解释，未尽事宜依据国家法律法规及学校相关规定执行。

第十四条 本办法自发布之日起施行。